Artikel 1: Definities
Onder Radboud Symposium wordt verstaan het medisch wetenschappelijk symposium dat op initiatief van het UMCN St. Radboud, afd. Algemene Interne Geneeskunde, op 2 april 2012 in NH Koningshof wordt georganiseerd.
Onder organisatie wordt verstaan de voorbereidingscommissie van het Radboud Symposium.
Onder sprekers wordt verstaan de natuurlijke (rechts)personen die door de voorbereidingscommissie van het Radboud Symposium zijn uitgenodigd een voordracht te presenteren tijdens het Radboud Symposium.
Onder deelnemers wordt verstaan natuurlijke (rechts)personen die tegen betaling aan het symposium deelnemen op grond van hun beroepbevorderlijke kennis en kunde, en als zodanig door de organisatie van het Radboud Symposium worden toegelaten.
Onder sponsor wordt verstaan rechtspersonen die zich als sponsor hebben aangemeld voor de Radboud Symposium door afname en tijdige betaling van een van de beschikbare sponsorpakketten, of rechtspersonen die expositieruimte ter beschikking gesteld hebben gekregen van de organisatie van het Radboud Symposium.
Onder expositieruimte wordt verstaan de ruimte die door de organisatie van het Radboud Symposium is aangemerkt als expositieruimte.
Onder sponsoring wordt verstaan het betalen van een geldelijke bijdrage waartegenover een sponsorpakket of andere producten en diensten worden geleverd door de Stichting Radboud Symposium die niet in strijd zijn met de wettelijke regelingen c.q. verordeningen welke van overheidswege zijn uitgevaardigd en ten tijde van het Radboud Symposium van kracht zijn.
Onder sponsorpakket wordt verstaan een vooraf vastgestelde combinatie van producten en diensten die tegen een vastgestelde prijs kunnen worden afgenomen. De organisatie van het Radboud Symposium biedt diverse pakketten aan die onderling verschillen van samenstelling.
Een stand of beursstand is een opbouw van vaste of losse elementen die geplaatst zijn op dat deel van de expositieruimte die door de organisatie van het Radboud Symposium aan de betreffende sponsor is toegewezen. Ongeacht vorm, materiaal of functie maken alle objecten en/of onderdelen die op de ruimte worden geplaatst deel uit van de totale opbouw op die ruimte.
Onder het registratieformulier voor sponsoren wordt verstaan het formulier waarmee sponsoren van de Radboud Symposium zich als zodanig kunnen aanmelden. De voorwaarden van de het Radboud Symposium maken deel uit van het registratieformulier voor sponsoren.
Artikel 2: Registratie
Het aanwezig zijn als sponsor tijdens het Radboud Symposium wordt uitsluitend door de organisatie geaccepteerd indien de sponsor door verzending aan de organisatie van het registratieformulier voor sponsoren verklaart akkoord te zijn gegaan met de voorwaarden van het Radboud Symposium.
Indien de sponsor inkoopvoorwaarden of anders genoemde bepalingen hanteert, prevaleren in geval van strijdigheid te allen tijde de voorwaarden van het Radboud Symposium.
Indien een sponsor zich niet conformeert aan de voorwaarden van het Radboud Symposium en aan de wettelijke bepalingen van de CGR of andere wetgevende of wetsuitvoerende instanties, zal deze sponsor verder worden uitgesloten van deelname aan activiteiten van het Radboud Symposium. Indien er financiele schade als gevolg van claims, boetes, etc., wordt toegebracht aan het Radboud Symposium door het niet naleven, schenden of negeren van enige wettelijke bepaling door een sponsor zal zonder enige uitzondering de betreffende sponsor aansprakelijk worden gesteld voor de geleden schade.
Registratie als sponsor geschiedt uitsluitend aan de hand van een volledig ingevuld formulier. Telefonische registraties, registraties per e-mail, etc. zonder dat daarbij het registratieformulier voor sponsoren door de organisatie is ontvangen worden als niet rechtsgeldig beschouwd.
De organisatie zal naar beste eer en geweten rekening houden met de wensen van de sponsor zoals deze zijn aangegeven middels het registratieformulier. Toewijzingen geschieden op volgorde van binnenkomst.
Afwijking van de standaard reserveringsmogelijkheden is uitsluitend mogelijk na schriftelijke accordering van de organisatie.
Na ontvangst van uw reserveringen ontvangt u een factuur. Alle facturen dienen te worden voldaan binnen de gestelde betalingstermijn die op de factuur staat vermeld. Indien de factuur niet tijdig wordt voldaan, behoudt de organisatie het recht voor om gedane reserveringen als niet gedaan te beschouwen of te annuleren.
In geval van het niet tijdig voldoen van een of meer facturen worden eventuele annuleringskosten bij de sponsor in rekening gebracht.
Het niet tijdig betalen van facturen of het ongedaan maken van reserveringen ontslaat de sponsor nooit van de betalingsverplichting.
Registratie als sponsor is bindend. Bij annulering door de sponsor voor 1 februari 2012 zal 50% van de oorspronkelijke hoofdsom in rekening worden gebracht. Bij annulering door de sponsor na 1 februari 2012 wordt er geen restitutie toegekend.
Artikel 3: Expositieruimte, exposeren en andere uitingen
Voor sponsorpakketten geldt dat bepaalde faciliteiten, catering en producten zijn inbegrepen. Welke dit zijn staan per sponsorpakket vermeld. Overige of extra door de sponsor bestelde benodigdheden, waaronder begrepen technische benodigdheden, meubilair, catering, kosten voor overtollig restafval als gevolg van standbouw, etc. wordt door de organisatie in rekening gebracht.
Het is sponsoren niet toegestaan nevenactiviteiten te organiseren, voorafgaand, tijdens of direct aansluitend op het (in-)formele congresprogramma zonder de goedkeuring van de organisatie.
Exposities of uitingen, zowel in woord, geschrift als in beeld of geluid, die buiten de door de sponsor gehuurde expositieruimte waarneembaar zijn, zijn uitdrukkelijk verboden, tenzij deze uitingen worden aangeboden door de organisatie als extra promotionele mogelijkheid.
De promotionele activiteiten van de sponsor mogen niet worden opgedrongen aan de deelnemers die er geen belangstelling voor hebben. Sponsoren dienen voor 1 februari 2011 extra voorgenomen promotionele activiteiten schriftelijk en ter goedkeuring bij de organisatie aan te bieden. De organisatie behoudt het recht om op onderdelen in de voornemens wijzigingen of aanpassingen aan te brengen, dan wel voorgenomen activiteiten te verbieden.
Om te voorkomen dat andere stands aan het zicht worden onttrokken, mogen er geen objecten worden geplaatst die het zicht aan andere stands op welke manier dan ook ontnemen.
Op last van de organisatie kan worden besloten om stands - die niet in overeenstemming zijn met het afgenomen sponsorpakket, maar desondanks toch worden geplaatst – te laten verplaatsen, te laten afbouwen en/of te laten ontrekken aan het zicht. De kosten van deze maatregelen komen voor rekening van de betreffende sponsor.
Sponsoring van tassen en schrijfblokken, e.d. is exclusief, hetgeen inhoudt dat het andere firma's dan die die de congrestassen en/of de schrijfblokken sponsort verboden is deze items te verstrekken op welke wijze dan ook.
Bij meerdere aanmeldingen voor sponsoring van congrestassen en/of schrijfblokken bepaald de organisatie aan wie de sponsoring wordt toegekend waarbij rekening zal worden gehouden met toekenningen in het verleden.
De organisatie behoudt zich het recht voor om – indien de omstandigheden dit verlangen – wijzigingen aan te brengen in de indeling van de plattegrond van de beurs.
Alle genoemde prijzen zijn exclusief BTW.
De organisatie is niet aansprakelijk voor persoonlijke schade en / of schade aan eigendommen van exposanten / sponsors of voor verlies en diefstal. De exposant / sponsor dient zelf zorg te dragen voor een verzekering die dergelijk schade dekt. De organisatie is aansprakelijk voor de expositieruimte. De sponsor is aansprakelijk voor de stand inclusief de daarbij behorende inrichting en inventaris.
Artikel 4: programma en CGR
Bij de sponsorpakketten is het congresbezoek van uw standbemanning inbegrepen. De in de stand uitgereikte badge verleent hiervoor de toegang. Het dragen van een badge is verplicht.
De verantwoordelijkheid voor de inhoud van het congresprogramma berust bij de organisatie.
De organisatie is verantwoordelijk voor de uitnodiging van sprekers en geschiedt zonder inmenging van derden, waaronder sponsoren.
In overleg met de organisatie en zonder beïnvloeding door enig sponsor bepaalt de spreker zelf de inhoud en de titel van zijn/haar voordracht. De organisatie zal hierop toezien.
Uit aankondigingen, en eventuele verslagen en/of rapporten dient op een prominente plaats te blijken dat het symposium een activiteit van uitsluitend de Stichting Radboud Symposium betreft.
Merknamen en productinformatie mogen niet voorkomen op convocatie, werkmap, programmaboeken, m.u.v. advertenties in het programmaboek, verslag en/of rapport of op andere leermiddelen. Firmanamen daarentegen wel.
De sponsor mag de namenlijst van de deelnemers aan het symposium niet voor commerciële doeleinden gebruiken.
De sponsor dient zich strikt te houden aan de wettelijke bepalingen zoals deze gesteld zijn door de Stichting CGR. De organisatie zal logistieke en organisatorische voorwaarden scheppen om zorg dragen dat het handhaven van deze richtlijnen zo eenvoudig mogelijk is. Zie voor extra informatie: www.cgr.nl
